Wiele firm wciąż nie zainwestowało w cyfrowe obiegi dokumentów, a tym samym prowadzi całą dokumentację wyłącznie w formie papierowej. To związane jest oczywiście z zapewnieniem konieczności ich odpowiedniego magazynowania, pilnowania. Co jednak robić z niepotrzebnymi dokumentami?
Każda firma generuje określoną, często bardzo dużą ilość dokumentów. Przepisy polskiego prawa, w tym w szczególności RODO zobowiązują każdą firmę do tego, aby dbać o dane osobowe, a tym samym chronić wszystkie wrażliwe dane, które gdyby dostały się w niepowołane ręce mogłyby stanowić ogromną stratę finansową dla klientów, jak również problem dla całego przedsiębiorstwa. Posiadając firmowe archiwum warto również pamiętać o tym, że nie ma ono nieograniczonej pojemności i po pewnym czasie trzeba będzie coś robić z dokumentami, które nie mają już żadnej wartości, a które zawierają dane poufne. Jednym z rozwiązań jest profesjonalne niszczenie dokumentów.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Profesjonalnym niszczeniem dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy, które przede wszystkim posiadają odpowiednie zaplecze techniczne do wykonywania tego rodzaju usług oraz zatrudniają osoby, które maja doświadczenie w obsłudze klienta, niszczeniu dokumentów, a nade wszystko są rzetelne. Niszczenie dokumentów musi być przeprowadzane zgodnie ze wszystkimi standardami, gdyż bardzo często mamy do czynienia z danymi naprawdę o wrażliwym charakterze, np. finansowymi lub danymi zdrowotnymi. Więcej informacji na stronie https://medienpartner.pl/. Fachowa utylizacja dokumentów zaczyna się tak naprawdę już w pomieszczeniach biurowych klienta.
Zobacz także: https://easyweb.pl/3-kroki-jak-radzic-sobie-z-duza-iloscia-tektury-i-kartonow/
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wstawienie do pomieszczeń specjalnych pojemników z metalu lub tworzywa sztucznego, które posiadają stałe zamknięcie. To właśnie w nich można po segregacji wrzucać niepotrzebne dokumenty, które potem zostaną odebrane przez firmę i przetransportowane do niszczarki. Firma, która niszczy dokumenty powinna je odebrać w określonym czasie, posiadać odpowiedni samochód do transportu, aby pojemniki nie zostały uszkodzone w takcie przewozu. Niezbędnym wyposażeniem jest również profesjonalna niszczarka dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów
Jednym z bardzo ważnych rozwiązań jest wprowadzenie w firmie elektronicznego obiektu dokumentów, który automatycznie ułatwi cały proces ich użytkowania, zabezpieczania i segregacji.
